20710(10) 光ディスク等により新規の資格取得届を提出する場合の事務処理

イ　資格取得届の受理及び確認については、原則として、総括票（光ディスク等提出用）を用いることとし、その確認要領については、帳票により資格取得届が提出された場合と同様とする。
ロ　なお、光ディスク等と総括票（光ディスク等提出用）を郵送により送付してきた場合は、帳票が送付されてきた場合と同様として取り扱うこととなるが、光ディスク等の破損等があった場合は読みとり不可能であるので受理できないものとして、事業主に連絡のうえ再提出させる。
　事業主には、光ディスク等は郵送による破損の恐れがあることから、原則として持参するよう説明する。
ハ　総括票（光ディスク等提出用）の記載事項に誤りがある時の取扱いは20704ホによる。
ニ　光ディスク等の内容確認
- (イ)　記録媒体が規定どおりであることを確認し、システムに読み込むこととなるが、このとき、フォーマットエラー等のため、光ディスク等の内容が確認できない場合は、事業主に様式不備であり受理できない旨を説明の上、再提出するよう指導する。
- (ロ)　システムに読み込んだ時点で、文字コードエラー等によりシステムが受け付けないため読み込めないものが多数混在する等その場で入力処理することが不適当なものについては、システム内の当該光ディスク等のデータの削除処理を行った上で、事業主に様式不備により受理できないため再提出を要する旨を伝え、総票票（光ディスク等提出用）及び光ディスク等を返却する。
- (ハ)　光ディスク等による届出のシステムへの入力に際しては、総括票（光ディスク等提出用）項目と光ディスク等データの整合性を確保すること。ただし、総括票（光ディスク等提出用）7、8に該当する項目については、総括票（光ディスク等提出用）により事実確認が済んでおり、また、入力画面上で修正できないため、形式要件を満たしていれば、内容を問わず入力して差し支えない。また、7及び8について形式要件を満たさない場合は、事業主にその場で様式第2号や連記式帳票に内容を転記させ処理するか、再提出を依頼する。この場合の処理はトによる。
- (ニ)　被保険者種類は光ディスク等読込み時に確定し、総括票（光ディスク等提出用に記載の上、入力する。
- (ホ)　総括票（光ディスク等提出用）の内容を確認する際に、関係資料との照合等により被保険者とならないような者が届け出られていることが判明した場合は、届出データ読込み時に、操作者エラーとする。
- (ヘ)　事業所名や本人氏名（漢字）の漢字等による記載はまれにシステム入力時に正確に読み込まれない場合があるが、総括票（光ディスク等提出用）により正しい名称等が把握されており、システム上は事業所番号及び仮名氏名、生年月日により該当事業所等を確認するため、入力画面上では、必ずしも正確なものに修正なくて差し支えない。
ホ　光ディスク等による届出に際しエラーがある場合の取扱いは以下のとおりとする。
- (イ)　システム入力時に多量の入力ミスが発見された場合は、誤っている箇所が総括票（光ディスク等提出用）により内容が確認され、場合については、預かりとして修正する。また、事業主がその場で様式第2号や連記式帳票に届出内容を転記することにより届出をできる場合は、できる限り同日中に処理を終了することとする。
  　上記によりその場で修正することが不適当な誤りについては、光ディスク等を事業主に返却し修正を依頼することとする。
  　この場合、総括票（光ディスク等提出用）は預かりとし、総括票（光ディスク等提出用）に氏名が記載されている者について、届出が出されたかどうか、(ハ)及びび(ホ)により確認する。
- (ロ)　ホストまで送信したデータがある場合は、データの入力されている光ディスク等は、当該処理済みの者の資格取得届の一部を形成するものであるのでこれを返却しない。
  　このとき、システムより印字される光ディスク等エラー一覧を事業主に交付しこれらの者について資格取得届を再提出するよう指導する。
  　これらの場合、総括票（光ディスク等提出用）は預かりとし、エラーとされた者について、届出が出されたかどうか、(ハ)、(ニ)及び(ホ)により確認する。
  　なお、事業主がその場で様式第2号や連記式帳票に届出内容を転記することにより処理を終了することができる場合は、これにより処理を終了して差し支えない。この時、届出内容を転記するだけで入力できる場合は総括票（光ディスク等提出用）とあわせて保管するのであれば、事業主印（又は署名）を省略して差し支えない。
  　ただし、ホスト送信時のエラーについては、複数番号取得等不正受給の可能性に係るもの等の情報が含まれることから、再確認を要する事項を口頭指示の上、再提出用に交付する様式又はエラー一覧に再提出を要する者の氏名を記入し、事業主に再調査の上再提出するよう指導する。これについて、その場で様式第2号や連記式帳票に届出内容を転記する時は、再度内容を確認させる必要があるので、事業主印（又は署名）は省略しない。
- (ハ)　(イ)又は(ロ)により事業主に再提出を指示する場合は、事業主にこれらの者についてどのような形で資格取得届を再提出することを希望するかを確認し、希望する様式の帳票について、備考欄に「光ディスク等エラ一再提出用」と記載し、初回提出日、エラーとなった人数を朱書きで記入し、交付する。事業主には、この帳票によりエラーとなった者の資格取得届の再提出を行うよう指導する。
  　再提出に当たっては、最初のファイルのコピーを利用する事業主も想定されるが、この場合、既に受付済の者に関するデータは削除して提出するよう指導する。
- (ニ)　エラー一覧は、総括票（光ディスク等提出用）及び(ロ)の場合は光ディスク等、有期契約労働者の場合は内容印書とともに保管し、以後、(ハ)により交付した帳票により資格取得届が提出された場合には、エラー一覧と照合のうえ、エラー該当者について資格取得届が提出されたことを確認する。
  　また、エラー分として後から提出された届についてもあわせて保管する。
- (ホ)　翌月月末までにエラー該当者等について資格取得届の再提出がなされていない場合は、当該事業主に連絡の上、必要に応じ職権による確認手続も含め、該当労働者の資格取得手続を完了することとする。
ト　なお、光ディスク等を預かりとしてシステム入力を事後に行う場合などで、複数の職員が入力作業を分担した場合は、総括票（光ディスク等提出用）の欄外にそれぞれが受理印を押印し、入力した労働者の名簿番号を書き添えること。
チ　照合省略の取扱については、帳票による資格取得届が提出された場合と同様とする。ただし、光ディスク等のシステム読み込み時に同一項目につき入力内容が同一であることを確認する必要がある。
リ　データ送信後は、総括票（光ディスク等提出用）、光ディスク等、エラー一覧、修正記録及び再提出帳票がある場合は再提出帳票とまとめて保管すること。ただし、光ディスク等については対となる総括票（光ディスク等提出用）との組合せが分かるように、総括票（光ディスク等提出用）と光ディスク等に番号を付して別々に保管することとしてもよい。
　保存年限を超えた光ディスク等については、内容を消去してラベルをはがすこととする。